Kann ich meine Sprechernotizen in das PDF aufnehmen?

Mit diesem Werkzeug nicht; Notizen werden immer weggelassen, damit das PDF zeigt, was das Publikum sieht. Brauchen die Leser diesen Text, setze ihn auf die Folien oder in ein separates Dokument.

Was passiert mit Folien, die ich als ausgeblendet markiert habe?

Sie werden übersprungen. Blende sie vor dem Hochladen in PowerPoint ein, wenn sie im PDF erscheinen sollen.

Werden meine Breitbildfolien auf eine Hochformatseite gequetscht?

Nein. Die Seite übernimmt Größe und Form der Folie, Breitbild-Foliensätze bleiben also breit, und 4:3-Foliensätze bleiben näher am Quadrat.

Warum sieht ein Titel anders aus als im Original?

Die Schrift war wahrscheinlich nicht in der Präsentation eingebettet und ist auf dem Server nicht installiert, daher wurde eine ähnliche verwendet. Speichere die Präsentation mit eingebetteten Schriften und wandle sie erneut um.

Laufen Makros in einer .pptm-Datei, wenn ich sie hochlade?

Nein. Makros sind bei jeder Umwandlung deaktiviert. Die Präsentation wird nur verarbeitet, um das PDF zu erstellen, und gleich nach der Auslieferung gelöscht.

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Was PowerPoint zu PDF macht

Mit „PowerPoint zu PDF“ machst du aus einem Foliensatz eine Datei, durch die jeder blättern kann, mit oder ohne Präsentationssoftware. So teilt man üblicherweise einen Pitch nach einem Meeting, lädt Folien auf ein Konferenz- oder Kursportal hoch oder verschickt Handouts, die auf dem Tablet genauso aussehen wie am Beamer. Angenommen werden .pptx-, .ppt-, .pptm-, .ppsx- und .odp-Dateien mit bis zu 15 MB.

Jede sichtbare Folie wird zu einer Seite in ihren eigenen Proportionen, 16:9 bleibt also Breitbild, und 4:3 behält seine Form. In der Präsentation eingebettete Schriften werden für die Umwandlung verwendet, damit Hausschriften nicht durch eine Standardschrift ersetzt werden. Ausgeblendete Folien und Sprechernotizen bleiben außen vor, und du kannst eine PDF/A-Stufe und den Namen der Ausgabedatei wählen.

So verwendest du PowerPoint zu PDF

Klicke auf den Upload-Bereich oder ziehe deine Präsentationsdatei hinein.
Behalte unter „Ausgabetyp“ „Standard-PDF“ zum Teilen bei oder wähle PDF/A-1b, PDF/A-2b oder PDF/A-3b, wenn die Folien in ein Archiv kommen.
Gib auf Wunsch einen Dateinamen ein, zum Beispiel Veranstaltung und Datum des Vortrags; andernfalls wird der Name der Präsentation verwendet.
Starte die Umwandlung und warte, während die Folien gerendert werden.
Blättere durch die Vorschau und lade das PDF herunter.

Funktionen und Optionen

Eine Folie, eine Seite: Jede Folie füllt eine Seite in ihrem ursprünglichen Seitenverhältnis, ohne weiße Streifen oder Beschnitt. Leser können durch das PDF blättern wie durch eine Bildschirmpräsentation.
Eingebettete Schriften werden berücksichtigt: Wurde die Präsentation mit eingebetteten Schriften gespeichert, stehen diese Schriften während der Umwandlung zur Verfügung. Unternehmens- oder Zierschriften sehen dann richtig aus, auch wenn der Server sie normalerweise nicht hat.
Ausgeblendete Folien bleiben ausgeblendet: Reservefolien, die du für die Fragerunde als ausgeblendet markiert hast, werden nicht gedruckt. So kannst du einen Master-Foliensatz behalten und trotzdem eine saubere Fassung an die Teilnehmer schicken.
Notizen und Kommentare werden weggelassen: Sprechernotizen und Kommentare von Prüfern landen nicht im PDF, sodass private Gedächtnisstützen oder internes Feedback nicht versehentlich geteilt werden.
Archivtaugliche PDF/A-Ausgabe: Für Vorlesungsaufzeichnungen, Vorstandssitzungen oder Projektunterlagen, die jahrelang aufbewahrt werden müssen, lässt sich direkt eine PDF/A-Stufe wählen, mit in die Datei eingebetteten Schriften. PDF/A-2b ist die sinnvolle Voreinstellung, wenn keine Stufe vorgeschrieben ist.

Wann es hilft

Nach einem Verkaufsgespräch bittet der Kunde um die Folien, aber du möchtest nicht, dass er deinen Foliensatz bearbeitet oder weiterverwendet.
Eine Konferenz verlangt, dass die Vortragenden ihren Vortrag vor der Session als PDF hochladen.
Ein Lehrer teilt wöchentliche Vorlesungsfolien mit Schülern, die sie meist auf dem Handy lesen.

Tipps und Grenzen

Animationen und Übergänge gibt es in einem PDF nicht: Jede Folie zeigt alle ihre Objekte auf einmal, so wie sie nach dem Ablauf aller Animationen aussieht. Folien, die sich Schritt für Schritt aufbauen, können überladen wirken.
Videos und Audioclips lassen sich im PDF nicht abspielen. Füge auf der Folie einen Link oder eine kurze Beschriftung hinzu, wenn das Publikum die Medien finden soll.
Passwortgeschützte Präsentationen lassen sich nicht umwandeln. Entferne das Passwort in PowerPoint, speichere und lade erneut hoch.
Ein Foliensatz voller hochauflösender Fotos kann das Limit von 15 MB überschreiten. Es hilft, die Bilder vor dem Hochladen in PowerPoint zu komprimieren, und „PDF Komprimieren“ kann das Ergebnis weiter verkleinern.

Häufige Fragen

Kann ich meine Sprechernotizen in das PDF aufnehmen?: Mit diesem Werkzeug nicht; Notizen werden immer weggelassen, damit das PDF zeigt, was das Publikum sieht. Brauchen die Leser diesen Text, setze ihn auf die Folien oder in ein separates Dokument.
Was passiert mit Folien, die ich als ausgeblendet markiert habe?: Sie werden übersprungen. Blende sie vor dem Hochladen in PowerPoint ein, wenn sie im PDF erscheinen sollen.
Werden meine Breitbildfolien auf eine Hochformatseite gequetscht?: Nein. Die Seite übernimmt Größe und Form der Folie, Breitbild-Foliensätze bleiben also breit, und 4:3-Foliensätze bleiben näher am Quadrat.
Warum sieht ein Titel anders aus als im Original?: Die Schrift war wahrscheinlich nicht in der Präsentation eingebettet und ist auf dem Server nicht installiert, daher wurde eine ähnliche verwendet. Speichere die Präsentation mit eingebetteten Schriften und wandle sie erneut um.
Laufen Makros in einer .pptm-Datei, wenn ich sie hochlade?: Nein. Makros sind bei jeder Umwandlung deaktiviert. Die Präsentation wird nur verarbeitet, um das PDF zu erstellen, und gleich nach der Auslieferung gelöscht.