Ist jedes Blatt meiner Arbeitsmappe im PDF enthalten?

Jedes sichtbare Blatt wird aufgenommen, eines nach dem anderen in der Reihenfolge der Registerkarten. In Excel ausgeblendete Blätter werden übersprungen.

Warum ist ein Blatt im Querformat und ein anderes im Hochformat herausgekommen?

Die Ausrichtung wird pro Blatt anhand der Breite des Bereichs mit Daten entschieden. Ein breites Blatt wird ins Querformat gedreht, damit seine Spalten lesbar bleiben, ein schmales bleibt im Hochformat.

Welches Papierformat und welche Ränder werden verwendet?

Die Blätter werden auf A4 mit schmalen Rändern platziert und horizontal zentriert. Hat die Arbeitsmappe eine eigene Skalierung, wird stattdessen ihre Seiteneinrichtung beibehalten.

Erscheinen Zellkommentare im PDF?

Nein, Zellnotizen und Kommentare werden weggelassen, gedruckt wird also nur, was auf dem Blatt sichtbar ist.

Kann eine Formel in meiner Datei während der Umwandlung ins Internet zugreifen?

Nein. Externe Verknüpfungen werden entfernt, Webfunktionen nicht aktualisiert und Makros deaktiviert. Die Arbeitsmappe wird nur verarbeitet, um das PDF zu erstellen, und gleich nach der Auslieferung des Ergebnisses gelöscht.

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Was Excel zu PDF macht

Mit „Excel zu PDF“ machst du aus einer Arbeitsmappe Seiten, die du drucken, an eine Rechnung anhängen oder teilen kannst, ohne deine Formeln preiszugeben. Tabellen sind die am schwersten zu druckenden Office-Dateien, denn ein Tabellenblatt hat keine eigenen Seiten: Breite Tabellen laufen auf zusätzliches Papier über oder schrumpfen zu unlesbarem Text. Dieses Werkzeug übernimmt die Seiteneinrichtung für dich und nimmt .xlsx-, .xlsm-, .xls-, .ods- und .csv-Dateien mit bis zu 15 MB an.

In der Arbeitsmappe gespeicherte Druckskalierungen werden berücksichtigt. Andernfalls werden die Spalten an die Breite einer A4-Seite angepasst, Zeilen laufen auf weiteren Seiten weiter, und ein Blatt, das für Hochformat zu breit ist, wird ins Querformat gedreht. Jedes sichtbare Blatt wird mit seinen Diagrammen und Bildern gedruckt, eine Fußzeile zeigt den Blattnamen und Seitenzahlen wie 2 / 5, und du kannst statt eines Standard-PDFs eine PDF/A-Stufe wählen.

So verwendest du Excel zu PDF

Klicke auf den Upload-Bereich oder ziehe deine Arbeitsmappe oder CSV-Datei hinein.
Behalte unter „Ausgabetyp“ „Standard-PDF“ bei oder wähle zur Archivierung PDF/A-1b, PDF/A-2b oder PDF/A-3b.
Starte die Umwandlung; das Seitenlayout wird aus den Einstellungen des Blatts selbst und der Breite seiner Spalten ermittelt.
Scrolle durch die Vorschau und prüfe, ob die Spalten lesbar sind und kein Blatt fehlt.
Lade das PDF herunter, das den Namen deiner Arbeitsmappe trägt.

Funktionen und Optionen

Spalten an die Seitenbreite angepasst: Hat die Arbeitsmappe keine eigene Skalierung, werden alle Spalten auf eine Seitenbreite gebracht, und lange Tabellen laufen Seite für Seite nach unten weiter. Du bekommst nie ein PDF, in dem die letzten zwei Spalten allein auf einem eigenen Blatt stehen.
Querformat bei breiten Blättern: Das Werkzeug misst, wie breit der genutzte Bereich jedes Blatts ist, und schaltet dieses Blatt ins Querformat, wenn es im Hochformat zu eng würde. Schmale Listen bleiben im Hochformat, eine Arbeitsmappe kann also beide Ausrichtungen ergeben.
Deine eigene Seiteneinrichtung hat Vorrang: Eine in Excel festgelegte Skalierung, etwa das Anpassen eines Blatts auf eine Seite, bleibt unverändert, ebenso eigene Kopf- und Fußzeilen. Gefällt dir das automatische Layout nicht, passe die Seiteneinrichtung in Excel an und wandle erneut um.
CSV-Dateien, die richtig herauskommen: Das Werkzeug erkennt, ob eine CSV-Datei Kommas oder Semikolons verwendet und ob Zahlen als 1,234.50 oder 1.234,50 geschrieben sind. Dateien in älteren Windows-Kodierungen werden korrekt gelesen, sodass Umlaute und türkische Buchstaben wie İ, ş und ğ nicht verstümmelt werden, und die Spaltenbreiten werden an den Inhalt angepasst.

Wann es hilft

Du führst eine Preisliste in Excel und möchtest Kunden ein PDF mailen, das sie drucken, aber nicht bearbeiten können.
Dein Buchhaltungsprogramm exportiert eine CSV-Datei mit Semikolons und türkischen Zeichen, und du brauchst daraus einen ordentlichen druckbaren Bericht.
Eine monatliche Budget-Arbeitsmappe mit Übersichtsblatt und Diagramm muss bei einem Archiv abgelegt werden, das PDF/A verlangt.

Tipps und Grenzen

Ausgeblendete Blätter werden nicht gedruckt. Fehlt ein Blatt im PDF, blende es in Excel ein und wandle erneut um.
Formeln werden neu berechnet, aber Verknüpfungen zu anderen Arbeitsmappen und Webabfragen werden nicht aktualisiert. Wenn es auf diese Zahlen ankommt, füge sie vor dem Hochladen als Werte ein.
Passwortgeschützte Arbeitsmappen lassen sich nicht öffnen. Entferne das Passwort zuerst in Excel; ein Blattschutz, der nur das Bearbeiten verhindert, ist etwas anderes.
Upload-Limit: 15 MB. Um Tabellen aus einem PDF wieder in eine Tabellenkalkulation zu holen, nutze stattdessen „PDF zu Excel“.

Häufige Fragen

Ist jedes Blatt meiner Arbeitsmappe im PDF enthalten?: Jedes sichtbare Blatt wird aufgenommen, eines nach dem anderen in der Reihenfolge der Registerkarten. In Excel ausgeblendete Blätter werden übersprungen.
Warum ist ein Blatt im Querformat und ein anderes im Hochformat herausgekommen?: Die Ausrichtung wird pro Blatt anhand der Breite des Bereichs mit Daten entschieden. Ein breites Blatt wird ins Querformat gedreht, damit seine Spalten lesbar bleiben, ein schmales bleibt im Hochformat.
Welches Papierformat und welche Ränder werden verwendet?: Die Blätter werden auf A4 mit schmalen Rändern platziert und horizontal zentriert. Hat die Arbeitsmappe eine eigene Skalierung, wird stattdessen ihre Seiteneinrichtung beibehalten.
Erscheinen Zellkommentare im PDF?: Nein, Zellnotizen und Kommentare werden weggelassen, gedruckt wird also nur, was auf dem Blatt sichtbar ist.
Kann eine Formel in meiner Datei während der Umwandlung ins Internet zugreifen?: Nein. Externe Verknüpfungen werden entfernt, Webfunktionen nicht aktualisiert und Makros deaktiviert. Die Arbeitsmappe wird nur verarbeitet, um das PDF zu erstellen, und gleich nach der Auslieferung des Ergebnisses gelöscht.