Welche Stufe sollte ich wählen, wenn mir niemand etwas vorgegeben hat?

PDF/A-2B ist eine sichere Wahl: Sie ist weithin akzeptiert und erlaubt Transparenz, die viele moderne PDFs enthalten. Wähle 1B nur, wenn ein älteres System es verlangt, und Teil 3 nur, wenn das PDF angehängte Dateien behalten muss.

Was ist der Unterschied zwischen den B- und den U-Stufen?

B garantiert, dass das Dokument auch künftig gleich aussieht. U verlangt zusätzlich, dass sich der gesamte Text als Unicode extrahieren lässt, damit Suchen und Kopieren zuverlässig funktionieren; PDFs mit speziellen Mathematik- oder Symbolschriften können das manchmal nicht erfüllen.

Warum habe ich eine PDF/A-3-Datei bekommen, obwohl ich PDF/A-2B gewählt hatte?

Dein PDF enthält Anhänge, die nur Teil 3 erlaubt, und du hattest den Schalter zur Anpassung der Stufe eingeschaltet. Schalte ihn aus, wenn du lieber einen Hinweis bekommst und die Anhänge selbst entfernst.

Kann ich ein passwortgeschütztes PDF umwandeln?

Schränkt das PDF nur das Drucken oder Bearbeiten ein, wird das automatisch behandelt. Braucht es ein Passwort zum Öffnen, gib es ein, wenn du gefragt wirst; das PDF/A-Ergebnis selbst ist nie verschlüsselt, da der Standard Verschlüsselung verbietet.

Wird mein Dokument nach der Umwandlung gespeichert?

Nein. Die Datei wird auf den eigenen Servern von vupdf nur für die Umwandlung verarbeitet und gleich nach der Auslieferung der PDF/A-Fassung gelöscht.

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Was PDF zu PDF/A macht

Mit „PDF zu PDF/A“ schreibst du ein vorhandenes PDF so um, dass es PDF/A entspricht, dem ISO-Standard für Dokumente, die sich auch in Jahrzehnten noch öffnen lassen und gleich aussehen müssen. Gerichte, Grundbuchämter, Hochschulen und Unternehmensarchive akzeptieren oft nur PDF/A, denn eine solche Datei muss alles, was sie braucht, in sich selbst tragen: Schriften, einen definierten Farbraum und Metadaten, ohne Skripte oder externe Abhängigkeiten.

Du wählst eine von fünf Konformitätsstufen, empfohlen ist PDF/A-2B, und das Werkzeug übernimmt die Bereinigung: Es bettet Schriften ein, die das PDF nur namentlich nennt, entfernt Dokumentskripte, gibt Formularfeldern ein korrektes Erscheinungsbild und baut die Metadaten neu auf. Enthält die Datei etwas, das die gewählte Stufe verbietet, sagt es dir, was, und mit einem optionalen Schalter darf es zur nächstgelegenen passenden Stufe wechseln. Ein kurzer Bericht listet anschließend auf, was behoben wurde und was ein strenger Validator noch beanstanden könnte.

So verwendest du PDF zu PDF/A

Lade das PDF hoch, das du archivieren möchtest, bis zu 50 MB.
Wähle eine Konformitätsstufe: 1B, 2B, 2U, 3B oder 3U; das Feld unter den Schaltflächen erklärt die gewählte Stufe.
Aktiviere „Herabstufung der PDF/A-Konformitätsstufe zulassen“, wenn du lieber eine etwas andere Stufe als eine Ablehnung bekommst.
Starte die Umwandlung und gib das Öffnungspasswort des PDFs ein, falls das Werkzeug danach fragt.
Lies den Hinweis beim Ergebnis und lade dann die PDF/A-Datei herunter.

Funktionen und Optionen

Fünf Konformitätsstufen: 1B ist die älteste und strengste Stufe, ohne Transparenz. 2B ist die moderne Standardwahl und erlaubt Transparenz und Ebenen. Die U-Varianten verlangen zusätzlich, dass jedes Zeichen als Unicode durchsucht und kopiert werden kann, und Teil 3 erlaubt außerdem angehängte Dateien wie XML oder Tabellen.
Fehlende Schriften werden eingebettet: PDF/A verbietet Schriften, auf die nur namentlich verwiesen wird. Das Werkzeug bettet dafür passende Schriften ein und behält nur die tatsächlich verwendeten Zeichen, damit die Datei kaum wächst, und der Bericht nennt die hinzugefügten Schriften.
Skripte werden automatisch entfernt: JavaScript ist auf keiner PDF/A-Stufe erlaubt. Skripte auf Dokumentebene, etwa die Versionsprüfungen in vielen amtlichen Formularen, werden entfernt, und das Ergebnis weist darauf hin.
Optionale Anpassung der Stufe: Mit eingeschaltetem Schalter wechselt eine Datei mit Anhängen zu Teil 3, eine Datei mit Transparenz von PDF/A-1 zu PDF/A-2, und bei Zeichen ohne Unicode-Zuordnung wird aus einer U-Stufe eine B-Stufe. Ist er aus, stoppt die Umwandlung und erklärt, welcher Inhalt das Problem ist.

Wann es hilft

Ein Gericht oder ein Portal für elektronische Einreichungen lehnt deinen PDF-Schriftsatz mit dem Hinweis ab, dass nur PDF/A akzeptiert wird.
Deine Graduiertenschule verlangt die finale Abschlussarbeit als PDF/A-1b oder PDF/A-2b, und du hast bereits ein normales PDF.
Eine E-Rechnung mit eingebettetem XML muss archiviert werden, ohne den Anhang zu verlieren, was Teil 3 erfordert.

Tipps und Grenzen

Hast du noch die ursprüngliche Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei, liefert die Wahl von PDF/A in diesen Konvertern oft ein saubereres Ergebnis als die Umwandlung des fertigen PDFs.
Eine Schrift, die das Werkzeug nicht einbetten kann, wird im Bericht aufgeführt; eine solche Datei ist als PDF/A markiert, kann aber eine strenge Prüfung nicht bestehen. Die eigentliche Lösung ist, das PDF mit eingebetteten Schriften neu zu erstellen.
Dieses Werkzeug bereitet die Datei vor und markiert sie; es stellt kein formelles Validierungszertifikat aus. Nutzt dein Empfänger einen strengen Validator, teste die Datei dort vor Ablauf einer Frist.
Gescannte PDFs werden zu gültigen PDF/A-Bildern, der Text ist aber weiterhin nicht durchsuchbar. Führe zuerst OCR aus, wenn das Archiv durchsuchbaren Text erwartet.

Häufige Fragen

Welche Stufe sollte ich wählen, wenn mir niemand etwas vorgegeben hat?: PDF/A-2B ist eine sichere Wahl: Sie ist weithin akzeptiert und erlaubt Transparenz, die viele moderne PDFs enthalten. Wähle 1B nur, wenn ein älteres System es verlangt, und Teil 3 nur, wenn das PDF angehängte Dateien behalten muss.
Was ist der Unterschied zwischen den B- und den U-Stufen?: B garantiert, dass das Dokument auch künftig gleich aussieht. U verlangt zusätzlich, dass sich der gesamte Text als Unicode extrahieren lässt, damit Suchen und Kopieren zuverlässig funktionieren; PDFs mit speziellen Mathematik- oder Symbolschriften können das manchmal nicht erfüllen.
Warum habe ich eine PDF/A-3-Datei bekommen, obwohl ich PDF/A-2B gewählt hatte?: Dein PDF enthält Anhänge, die nur Teil 3 erlaubt, und du hattest den Schalter zur Anpassung der Stufe eingeschaltet. Schalte ihn aus, wenn du lieber einen Hinweis bekommst und die Anhänge selbst entfernst.
Kann ich ein passwortgeschütztes PDF umwandeln?: Schränkt das PDF nur das Drucken oder Bearbeiten ein, wird das automatisch behandelt. Braucht es ein Passwort zum Öffnen, gib es ein, wenn du gefragt wirst; das PDF/A-Ergebnis selbst ist nie verschlüsselt, da der Standard Verschlüsselung verbietet.
Wird mein Dokument nach der Umwandlung gespeichert?: Nein. Die Datei wird auf den eigenen Servern von vupdf nur für die Umwandlung verarbeitet und gleich nach der Auslieferung der PDF/A-Fassung gelöscht.