Bekommt jede Tabelle ein eigenes Blatt?

Nein. Das ganze Dokument kommt in Lesereihenfolge auf ein Blatt, mit einem Band „Seite n“ am Anfang jeder Seite. Du kannst jede Tabelle in ein neues Blatt kopieren, wenn du sie lieber getrennt haben möchtest.

Warum wird eine Zahl als Text angezeigt?

Ungewöhnliche Formate, etwa eine Zahl zusammen mit einer Einheit oder einer Anmerkung in derselben Zelle, lassen sich nicht sicher als Wert lesen und bleiben Text. Trenne sie mit der Excel-Funktion „Text in Spalten“ oder einer schnellen Formel.

Wie entscheidet das Werkzeug zwischen Dezimalkomma und Dezimalpunkt?

Es betrachtet alle Zahlen in den Tabellen des Dokuments sowie die Dokumentsprache. Deshalb ergeben ein türkischer Auszug mit 1.250,75 und ein amerikanischer Bericht mit 1,250.75 beide den richtigen Wert.

Kann ich eine gescannte Rechnung umwandeln?

Nicht direkt, denn ein Scan enthält keinen Text. Mache sie mit dem OCR-Werkzeug durchsuchbar, wandle sie dann um und prüfe die Werte anschließend noch einmal.

Werden meine Finanzdokumente gespeichert?

Nein. Das PDF wird auf den eigenen Servern von vupdf nur verarbeitet, um deine Arbeitsmappe zu erstellen, und gleich nach der Auslieferung der Datei gelöscht.

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Was PDF zu Excel macht

Mit „PDF zu Excel“ holst du die Tabellen aus einem PDF und überträgst sie in eine XLSX-Arbeitsmappe, in der sich die Zahlen sortieren, summieren und in Diagrammen darstellen lassen. Buchhalter mit Kontoauszügen, Einkäufer, die Preislisten von Lieferanten vergleichen, und Studierende, die mit veröffentlichten Statistiken arbeiten, stehen alle vor demselben Problem: Die Daten stecken in einem PDF fest, und sie von Hand abzutippen ist langsam und fehleranfällig.

Das Werkzeug erkennt Tabellen an der Anordnung des Textes auf der Seite und braucht daher keine sichtbaren Gitterlinien; links-, rechtsbündig oder zentriert ausgerichtete Spalten werden gleichermaßen erkannt, und Zelltext, der in eine zweite Zeile umbricht, wird wieder zu einer Zelle zusammengefügt. Werte werden als echte Zahlen, Prozentangaben, Währungsbeträge und Datumsangaben gespeichert statt als Text, wobei Dezimalkomma oder Dezimalpunkt korrekt aus dem Dokument gelesen werden. Alles landet in Lesereihenfolge auf einem übersichtlichen Blatt, mit Überschriften und Absätzen zwischen den Tabellen.

So verwendest du PDF zu Excel

Öffne „PDF zu Excel“ und füge dein PDF hinzu, indem du es auf die Seite ziehst oder klickst, um es auszuwählen (höchstens 15 MB).
Gib das Passwort ein, wenn das PDF gesperrt ist.
Gib der Tabelle auf Wunsch einen Namen; bleibt das Feld leer, wird der Name des PDFs beibehalten.
Klicke auf die Schaltfläche „PDF zu Excel“, um die Tabellen zu erkennen und die Arbeitsmappe zu erstellen.
Lade die XLSX-Datei herunter und prüfe die Zahlen in Excel, LibreOffice Calc oder Google Tabellen.

Funktionen und Optionen

Tabellen ohne Gitterlinien: Spalten werden anhand der leeren Zwischenräume zwischen ihnen gefunden. Das funktioniert auch bei rahmenlosen Berichten und Auszügen, an denen viele Werkzeuge scheitern. Gewöhnlicher Fließtext in zwei Spalten wird nicht für eine Tabelle gehalten.
Zahlen, mit denen du rechnen kannst: Beträge wie 1.234,50 oder 1,234.50, Prozentangaben, Werte mit $, €, £ oder ₺ und Datumsangaben werden zu echten Excel-Werten mit passendem Zahlenformat, sodass SUMME und Filter sofort funktionieren. Auch in Klammern geschriebene negative Beträge werden verstanden.
Seitenübergreifende Tabellen: Setzt sich eine Tabelle auf der nächsten Seite mit denselben Spalten fort, läuft sie im Blatt ohne die wiederholte Kopfzeile weiter, sodass ein langer Auszug eine durchgehende Liste bleibt.
Übersichtliches Layout: Jede PDF-Seite beginnt mit einem farbigen Band „Seite n“, Kopfzeilen sind formatiert, Summen- und Zwischensummenzeilen hervorgehoben, und Gruppenüberschriften über mehreren Spalten werden zu verbundenen Zellen.
Text und Bilder bleiben an ihrem Platz: Überschriften und Absätze zwischen den Tabellen werden in Lesereihenfolge geschrieben, und Bilder aus dem Dokument stehen dort, wo sie erscheinen. Das Blatt ist so eingerichtet, dass es auf Seitenbreite gedruckt wird, mit Seitenzahlen in der Fußzeile.

Wann es hilft

Eine Kleinunternehmerin macht aus dem PDF eines monatlichen Kontoauszugs ein Tabellenblatt, um die Ausgaben zu kategorisieren, bevor sie sie an den Steuerberater schickt.
Ein Einkaufsleiter wandelt die Preislisten dreier Lieferanten um, damit sich die Stückpreise mit einer Formel nebeneinander vergleichen lassen.
Eine Forscherin braucht die Tabellen aus einem veröffentlichten statistischen Bericht, um daraus ein Diagramm für eine Präsentation zu erstellen.

Tipps und Grenzen

Tabellen werden anhand der Textpositionen erkannt, prüfe das Ergebnis daher immer auf zusammengelegte oder aufgespaltene Spalten, besonders bei dichten Tabellen mit sehr schmalen Abständen.
Das Werkzeug liest die Textebene des PDFs. Ein gescannter Auszug ohne Text führt zu einer Fehlermeldung; schicke ihn zuerst durch das OCR-Werkzeug und wandle dann das durchsuchbare PDF um.
Das Upload-Limit liegt bei 15 MB. Brauchst du nur wenige Seiten eines langen Berichts, löse sie mit „PDF Teilen“ heraus, um eine sauberere, kleinere Arbeitsmappe zu erhalten.
Formeln und Zellbezüge werden nicht wiederhergestellt, denn ein PDF speichert nur das gedruckte Ergebnis einer Berechnung.

Häufige Fragen

Bekommt jede Tabelle ein eigenes Blatt?: Nein. Das ganze Dokument kommt in Lesereihenfolge auf ein Blatt, mit einem Band „Seite n“ am Anfang jeder Seite. Du kannst jede Tabelle in ein neues Blatt kopieren, wenn du sie lieber getrennt haben möchtest.
Warum wird eine Zahl als Text angezeigt?: Ungewöhnliche Formate, etwa eine Zahl zusammen mit einer Einheit oder einer Anmerkung in derselben Zelle, lassen sich nicht sicher als Wert lesen und bleiben Text. Trenne sie mit der Excel-Funktion „Text in Spalten“ oder einer schnellen Formel.
Wie entscheidet das Werkzeug zwischen Dezimalkomma und Dezimalpunkt?: Es betrachtet alle Zahlen in den Tabellen des Dokuments sowie die Dokumentsprache. Deshalb ergeben ein türkischer Auszug mit 1.250,75 und ein amerikanischer Bericht mit 1,250.75 beide den richtigen Wert.
Kann ich eine gescannte Rechnung umwandeln?: Nicht direkt, denn ein Scan enthält keinen Text. Mache sie mit dem OCR-Werkzeug durchsuchbar, wandle sie dann um und prüfe die Werte anschließend noch einmal.
Werden meine Finanzdokumente gespeichert?: Nein. Das PDF wird auf den eigenen Servern von vupdf nur verarbeitet, um deine Arbeitsmappe zu erstellen, und gleich nach der Auslieferung der Datei gelöscht.