PDF Form Doldurma: Etkileşimli Alanlar, Düzleştirme ve İmza

Başvuru formları, beyannameler, okul izin kâğıtları, kira sözleşmeleri… PDF olarak gelen evrakın önemli bir kısmı sizden bir şeyler doldurmanızı bekler. Bu dosyaların bazılarında bir kutuya tıklayıp yazabilirsiniz; bazıları ise kâğıt bir formun görüntüsünden ibarettir. Elinizdekinin hangi türden olduğunu ve kaydettikten sonra yanıtlarınıza ne olduğunu bilmek, klasik sorunları önler: Karşı tarafta boş görünen alanlar, kaymış yazılar ve siz imzaladıktan sonra hâlâ değiştirilebilen formlar.

Etkileşimli formlar ve düz formlar

Etkileşimli form, PDF biçiminin AcroForm olarak da bilinen özelliğiyle oluşturulmuş gerçek form alanları içerir. Her alanın bir adı, türü ve konumu vardır: Adınız için bir metin kutusu, “Kabul ediyorum” için bir onay kutusu, “bekâr, evli, boşanmış” için bir seçenek grubu, ülkeniz için bir açılır liste. Böyle bir alana PDF okuyucuda tıkladığınızda imleç belirir ya da bir liste açılır. Girdiğiniz değerler dosyada sayfa içeriğinden ayrı olarak saklanır.

Düz formda ise hiç alan yoktur. Kâğıt bir formun taraması olabilir ya da çizgileri ve boş kutuları sayfaya çizilmiş hâlde bir kelime işlemciden aktarılmış bir belge. Yanıtların nereye yazılacağını görürsünüz, ama tıklanacak bir şey yoktur. Dijital olarak doldurmak için metni sayfanın üzerine kendiniz yerleştirmeniz gerekir.

Daha az rastlanan üçüncü bir tür de vardır: Bazı kurumsal ve kamu sistemlerinin ürettiği, XFA adlı eski bir teknolojiyle hazırlanmış formlar. Pek çok PDF okuyucusu ve çevrim içi araç bu formları düzgün gösteremez ya da dolduramaz. Bir form boş görünüyorsa ya da belirli bir okuyucu isteyen bir mesaj gösteriyorsa büyük olasılıkla XFA'dır; bu durumda güvenilir tek yol genellikle formu yayımlayan kurumun önerdiği yazılımdır.

Etkileşimli bir formu doldurmak

Bir PDF'i vupdf'in PDF Formları aracında açtığınızda araç dosyadaki alanları okur ve kaç alan bulduğunu söyler. Ardından alanları doğrudan sayfa önizlemesinde doldurabilirsiniz: Metin alanlarına yazın, onay kutularını işaretlemek ya da işareti kaldırmak için tıklayın, seçenek grubunda bir seçeneği belirleyin, açılır listelerden ve liste kutularından değer seçin. Sayfada bir yere eşleştirilemeyen alanlar ayrıca listelenir; böylece gözden kaçmazlar.

Hangi aracı kullanırsanız kullanın işe yarayan birkaç alışkanlık:

• Yazmaya başlamadan önce formun tamamını bir kez okuyun. Üçüncü sayfadaki bir açıklama, birinci sayfaya ne yazacağınızı değiştirebilir.
• Beklenen biçime uyun: Tarihleri formda gösterildiği gibi, telefon numarasını ülke koduyla ya da kodsuz, kimlik numarasını boşluksuz yazın.
• Kutudan uzun metinlere dikkat edin. Çoğu alan büyümez; uzun yanıtlar kesilebilir ya da küçülebilir. Kısaltın veya form izin veriyorsa ek kullanın.
• Seçenek grupları (radyo düğmeleri) bir grupta yalnızca tek seçime izin verir. Birden fazla seçeneği işaretlemeniz gerekiyorsa formun onay kutusu kullanması gerekir.

Düz bir forma alan eklemek

PDF'te doldurulabilir alan yoksa vupdf bunu belirtir ve alanları kendiniz oluşturmanıza izin verir. Yan panelden metin ve tarih alanları, onay kutuları, çoktan seçmeli seçenekler, liste kutuları, açılır listeler ve bir imza alanı ekleyebilirsiniz. Her birinin duracağı yere sayfada tıklar, sonra sürükleyerek taşır ve köşesinden çekerek boyutlandırırsınız. Seçim alanlarına istediğiniz seçenekleri yazabilirsiniz.

Bu yöntem taranmış formlarda iyi sonuç verir; biraz özen ise sonucun profesyonel görünmesini sağlar:

• Yakınlaştırın ve her alanı basılı çizgiye ya da kutuya kabaca yakın değil, tam hizalı yerleştirin.
• Sayfanın yamalı görünmemesi için alanlarda tutarlı bir yazı boyutu kullanın.
• İşaretleri basılı kutuların içine koyun; karenin yarı dışında kalan bir işaret yanlış anlaşılabilir.
• Her sayfayı kontrol edin. Çok sayfalı formlar ad ya da tarih alanını sıklıkla her sayfanın başında tekrarlar.

Göndermeden önce düzleştirme neden önemli?

Etkileşimli bir formda yanıtlarınız düzenlenebilir alanlar olarak kalır. Çalışırken bu kullanışlıdır, ama dosyayı gönderirken risklidir. Dosyayı alan herkes bir değeri değiştirebilir; ayrıca telefonlardaki bazı okuyucular ya da e-posta önizlemeleri alan içeriklerini hiç göstermez, alıcı formu boş görebilir.

Düzleştirme, alan değerlerini kâğıda basılmış yazı gibi sıradan sayfa içeriğine dönüştürür. Yanıtlar her görüntüleyicide aynı görünür, üzerine tıklanarak değiştirilemez ve form alanları ortadan kalkar. vupdf'in PDF Formları aracı her zaman düzleştirilmiş bir sonuç üretir: Girdiğiniz değerler ve eklediğiniz alanlar indirilen kopyanın sayfalarına yazılır.

Düzleştirme bir güvenlik özelliği değildir. Düzenleyici kullanan biri sayfa içeriğini yine değiştirebilir; yani düzleştirme kazara yapılan değişiklikleri önler, kasıtlı olanları değil. Form hassas bilgiler içeriyorsa bitmiş dosyayı e-postayla göndermeden önce şifreyle korumayı da düşünebilirsiniz.

Formu imzalamak

Pek çok form bir imza satırıyla biter. İnsanlar “PDF imzalamak” derken birbirinden çok farklı iki şeyi kastedebilir:

• İmza görseli: Elle çizdiğiniz ya da yazdığınız imzanın sayfaya resim olarak yerleştirilmesi. Belgeyi gördüğünüzü ve onayladığınızı gösterir; okul formları, şirket içi onaylar ya da teslim tutanakları gibi pek çok gündelik iş için yeterlidir.
• Dijital ya da nitelikli elektronik imza: Çoğunlukla akıllı kartta saklanan ya da yetkili bir hizmet sağlayıcının verdiği sertifikayla oluşturulan kriptografik bir mühür. Kimin imzaladığını ve dosyanın o andan beri değişmediğini kanıtlar. Bazı hukuki işlemler bu türü şart koşar.

vupdf'in PDF İmzala aracı ilk türü oluşturur. İmzanızı çizebilir, yazabilir, adınızın baş harflerinden paraf oluşturabilir ya da bir kaşe görseli yükleyebilir (beyaz arka planını kaldırma seçeneğiyle), ardından herhangi bir sayfaya sürükleyebilirsiniz. Tarih ya da “Okudum, onaylıyorum” gibi kısa bir metin de ekleyebilir; siyah, mavi veya lacivert mürekkep seçebilir, bir imzayı tüm sayfalara tekrarlayabilirsiniz. Bu imza, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ya da AB'nin eIDAS düzenlemesi anlamında nitelikli veya hukuken bağlayıcı bir elektronik imza değildir. Bir belge açıkça nitelikli e-imza gerektiriyorsa, belgeyi alacak kurumun kabul ettiği sertifika tabanlı hizmeti kullanın.

İki aracı birlikte kullanacaksanız önce formu doldurun, en son imzalayın; böylece imza bitmiş içeriğin üzerinde durur. Ayrıca bir PDF zaten dijital imza içeriyorsa, imza görseli dahil herhangi bir şey eklemek dosyayı değiştirir ve mevcut imzayı geçersiz kılar. vupdf böyle bir durumda sizi uyarır.

Yazdırma ve sık karşılaşılan sorunlar

Bazı formların hâlâ yazdırılıp kalemle imzalanması ve yeniden taranması gerekir. Her değerin ekrandaki gibi çıkması için yazdırmadan önce düzleştirin; form önceden basılmış bir kâğıtla hizalanması gereken kutular içeriyorsa “sayfaya sığdır” yerine gerçek boyutta yazdırın.

Tipik sorunlar ve olağan nedenleri:

• Alıcı alanları boş görüyor: Değerler düzleştirilmemiş ve alıcının görüntüleyicisi form alanlarını göstermiyor. Düzleştirilmiş bir kopya gönderin.
• Türkçe karakterler bozuk görünüyor: Formun yerleşik yazı tipinde ş, ğ, ı gibi harfler yok. Uygun bir yazı tipini gömen bir araçla düzleştirmek genellikle sorunu çözer.
• Hiçbir yer tıklanmıyor: PDF düz ya da XFA kullanıyor. Alanları kendiniz ekleyin; XFA formlar için kurumun yazılımını kullanın.
• Form korumalı olduğunu söylüyor: Doldurma, belgeyi hazırlayan kişi tarafından kısıtlanmış olabilir. Bunu değiştirmek için onun iznine ya da şifresine ihtiyacınız var.
• Yazı kutunun dışına taşıyor: Yanıtı kısaltın ya da eklediğiniz alanın yazı boyutunu küçültün.

Gönder düğmesine basmadan önce

Son dosyayı, doldururken kullandığınızdan farklı bir görüntüleyicide, mümkünse telefonda da açın. Her yanıtın göründüğünü, zorunlu kutuların işaretli olduğunu, imzanın doğru sayfada durduğunu ve dosya adının alıcıya içeriği anlattığını kontrol edin. Burada harcanan bir dakika, geri dönen bir formu ve ikinci bir evrak turunu önler.