PDF Birleştirmek mi, Bölmek mi? Belgeleri Düzenleme Rehberi

PDF karmaşası çoğunlukla iki durumdan doğar: Ya aslında tek bir bütün olması gereken on ayrı dosyanız vardır ya da karşı tarafın yalnızca birkaç sayfaya ihtiyaç duyduğu dev bir dosyanız. Birleştirme ve bölme, ikisini de çözen iki temel işlemdir; ama en iyi sonucu, sonucu kimin ve nasıl okuyacağını bir dakika düşündüğünüzde verirler. Bu rehberde sayfa sırasından yer imlerine, dosya adlarından karşılaşabileceğiniz sınırlara kadar bu kararları adım adım ele alıyoruz.

Dosyalardan değil, okuyucudan başlayın

Bir şeyi birleştirmeden ya da kesmeden önce, ortaya çıkan dosyayı açacak kişiyi gözünüzün önüne getirin. Bir yılın fişlerini inceleyen mali müşavir, baştan sona kaydırıp içinde arama yapabileceği tek bir dosya ister. Yalnızca sözleşme ekini imzalayacak bir iş arkadaşınız ise o sayfayı bulmak için kırk sayfalık ekleri karıştırmak istemez. Mahkemeler, üniversite başvuru sistemleri ya da vize portalları da kendi kurallarını koyabilir: Başvuru başına tek PDF veya her belge türü için ayrı dosya gibi.

Şu basit ölçüt çoğu durumda işinizi görür:

• Sayfalar aynı kişi tarafından, sırayla ve birlikte okunacaksa birleştirin: Başvuru dosyası, ekleriyle birlikte aylık rapor, tek bir sözleşmenin taranmış sayfaları.
• Farklı kişiler farklı bölümlere ihtiyaç duyuyorsa, portal yalnızca belirli kısımları kabul ediyorsa ya da dosya e-postayla gönderilemeyecek kadar büyükse bölün.
• Dosyaları yeniden düzenliyorsanız ikisini birden yapın: Dağınık dosyayı parçalarına ayırın, gereksizleri çıkarın, kalanları mantıklı bir sırayla birleştirin.

Birleştirirken sayfa sırasını doğru kurmak

Dosyaların sırası nadiren istediğiniz sıradır. Tarayıcılar ve telefonlar dosyalara zamana ya da artan bir numaraya göre ad verir; alfabetik sıralama da “sayfa10” dosyasını “sayfa2” dosyasının önüne koyar. Sırayı birleştirdikten sonra değil, birleştirmeden önce sayfa sayfa kontrol edin.

vupdf'in birleştirme aracında 25 PDF'e kadar dosya ekleyebilir ve her sayfayı küçük resim olarak görebilirsiniz. Yalnızca dosyaları değil, tek tek sayfaları da sürükleyebildiğiniz için başka bir belgenin ortasına ait imza sayfasını doğrudan oraya taşıyabilirsiniz. İhtiyacınız olmayan sayfaları çıkarma düğmesiyle dışarıda bırakabilir, dosya adlarınız zaten numaralıysa A–Z sıralama düğmesinden yararlanabilirsiniz. Şifreli bir dosya eklediğinizde araç sessizce hata vermek yerine şifresini sorar.

Birleştirilmiş belgeleri kullanışlı kılan birkaç alışkanlık:

• Dosya uzunsa başa bir kapak sayfası ya da kısa bir içindekiler listesi koyun; okuyucu içeride ne olduğunu hemen görsün.
• Birbiriyle ilgili sayfaları yan yana tutun: Önce tüm formlar, en sonda tüm belgeler yerine her formun hemen ardından kendi destek belgeleri gelsin.
• Sayfa yönünü kontrol edin. Dikey bir belgenin içinde yatay bir tablo sorun değildir, ama yan dönmüş bir tarama sorundur; birleştirmeden önce döndürün.
• Tek yüzlü kâğıtları çift yüz modunda taradığınızda oluşan boş sayfaları silin.

Yer imlerini işe yarar tutmak

Yer imleri, çoğu PDF okuyucusunun yan panelinde görünen tıklanabilir ana hattır. Dosyalar birleştirilirken mevcut yer imleri de taşınabilir. vupdf özgün yer imlerini korur; “Her dosya için yer imi ekle” seçeneği açıkken de her dosyanın yer imlerini, o dosyanın adını taşıyan yeni bir üst düzey başlığın altına yerleştirir. Uzun bir başvuru dosyasında bu çok işe yarar: Okuyucu yan panelde “Pasaport”, “Banka dökümü” ve “İşveren yazısı” başlıklarını görür ve doğrudan istediğine atlar. Bu adlar yer imi başlığı olacağı için dosyalarınızı birleştirmeden önce anlaşılır biçimde adlandırmanız iyi olur.

Doğru bölme yöntemini seçmek

Bölme tek tip bir işlem değildir. İhtiyacınıza göre dört yaklaşımdan biri genellikle uygun düşer; vupdf'in bölme aracı bunların her birini ayrı bir sekmede sunar.

Sayfa aralıklarına göre

Hangi sayfanın hangi parçaya gireceğini tam olarak biliyorsanız aralık kullanın. “1-3, 4, 5-” yazdığınızda üç dosya oluşur: ilk üç sayfa, tek başına dördüncü sayfa ve beşinci sayfadan sona kadar olan kısım. “5-3” gibi tersten yazılmış bir aralık bu sayfaları ters sırayla alır; ters taranmış bir desteyi kurtarmanın pratik bir yoludur. Bunun yerine eşit parçalar istiyorsanız, eşit parçalar modunda her dosyaya kaç sayfa gireceğini seçebilirsiniz. Taranmış bir kitabı yaklaşık eşit uzunlukta bölümlere ayırmak ya da bir fatura yığınını sabit gruplara bölmek için idealdir.

Tek tek sayfalara göre

Bazen her sayfa kendi başına bir belgedir: Taranmış fişler, bir dizi sertifika ya da sayfa başına bir fatura. Sayfalar sekmesi her sayfayı ayrı bir PDF'e dönüştürebilir veya yalnızca istediğiniz sayfalara tıklamanıza izin verir. Seçtiğiniz sayfaları tek bir yeni dosyada da toplayabilirsiniz; örneğin yalnızca 3, 7 ve 12. sayfalara ihtiyaç duyan birine bunları hızla çıkarmanın yolu budur.

Dosya boyutuna göre

E-posta sağlayıcıları ve yükleme portalları belirli bir boyutun üzerindeki ekleri çoğu zaman reddeder. Boyut sekmesi, sayfaları her parça belirlediğiniz sınırın altında kalacak şekilde gruplar. Yüksek çözünürlüklü fotoğraf içeren tek bir sayfanın tek başına sınırınızdan büyük olabileceğini unutmayın; bu durumda o sayfa kendi başına bir parça olur ve araç bu parçanın hâlâ sınırı aştığını size bildirir. Böyle bir durumda asıl çözüm dosyayı sıkıştırmak ya da daha düşük çözünürlükte yeniden taramaktır.

Yer imlerine göre

PDF'te iyi kurgulanmış bir ana hat varsa, örneğin bir kelime işlemciden aktarılmış kullanım kılavuzu, tez ya da faaliyet raporu, yer imlerinden bölmek en doğal seçenektir. Düzeyi siz seçersiniz: Yalnızca ana bölümler ya da üçüncü düzeye kadar alt başlıklar. Her yer imi yeni bir dosya başlatır ve bir sonrakine kadar devam eder. Parçalar yer imlerinin adını alır; böylece numaralı, anonim dosyalar yerine “Giriş.pdf” ve “Yöntem.pdf” gibi dosyalar elde edersiniz.

Gönderdiğiniz dosyaları adlandırmak

İyi bir dosya adı alıcıyı bir soru sormaktan kurtarır. vupdf aralıklarla bölerken her parçayı özgün dosya adı ve içerdiği sayfalarla adlandırır; makul bir varsayılandır. Yine de başkasına göndereceğiniz dosyalarda biraz daha özen göstermek karşılığını verir:

• Önce belgenin ne olduğunu, sonra kime ait olduğunu, en sonda sürüm ya da dönemi yazın: “Kira-Sozlesmesi-Yilmaz-imzali.pdf”, “tarama_0042.pdf” adından çok daha anlaşılırdır.
• Dosya eski sistemlerden geçecek ya da bir bağlantıya yazılacaksa boşluk yerine kısa çizgi veya alt çizgi kullanın; Türkçe karakterler bazı sistemlerde bozulabileceği için önemli gönderimlerde onları da sade harflerle yazmayı düşünün.
• Eğik çizgi, iki nokta üst üste ve soru işareti gibi bazı işletim sistemlerinin dosya adında kabul etmediği karakterlerden kaçının.
• Sıralanacak numaraların başına sıfır ekleyin: “Bolum-01” ile “Bolum-12” arası düzgün sıralanır, “Bolum-1” ile “Bolum-12” arası sıralanmayabilir.

Çok büyük ya da şifreli dosyalar

Büyük dosyalar çoğunlukla bir sabır ve sınır meselesidir. vupdf birleştirme için her biri en fazla 50 MB olmak üzere 25 dosyaya kadar kabul eder; toplam boyut 150 MB'ı, birleşik dosyanın sayfa sayısı da 600'ü geçemez. Bölme aracı 50 MB'a kadar dosyaları kabul eder. Bu sayılara yaklaşıyorsanız her şeyi tek seferde zorlamak yerine önce sıkıştırmak ya da dev bir taramayı düzenlemeden önce birkaç parçaya ayırmak çoğu zaman daha akıllıcadır.

Şifreli dosyalar için şifreyi bilmeniz gerekir. Her iki araç da kilitli bir dosyada şifreyi sorar; vupdf şifre kırmaz. Birleştirme ya da bölme sonucunda yeni bir dosya oluştuğunu unutmayın: Özgün dosyalar korumalıysa ve sonucun da korunması gerekiyorsa, işlemden sonra PDF Şifrele aracıyla yeniden şifre ekleyin.

Göndermeden önce kısa kontrol listesi

1. Sonucu açın ve her sayfayı bir kez kaydırın; sırayı, yönü ve eksik bir şey olmadığını kontrol edin.
2. Yer imi panelini açıp başlıkların doğru yerlere gittiğinden emin olun.
3. Dosya boyutunu kullandığınız e-posta ya da portalın sınırıyla karşılaştırın.
4. Dosyayı, alıcının açmadan ne olduğunu anlayacağı şekilde yeniden adlandırın.
5. Alıcı her şeyin ulaştığını onaylayana kadar özgün dosyalarınızı saklayın.

Birleştirme ve bölme basit işlemlerdir; ancak sıraya, adlara ve yapıya ayıracağınız birkaç dakika, bir PDF yığınını başka birinin gerçekten kullanabileceği bir belgeye dönüştürür.