PDF/A Nedir? Seviyeler, Kurallar ve Ne Zaman Gerekir

Bugün oluşturulmuş bir PDF’i yirmi otuz yıl sonra açtığınızda doğru görünme ihtimali oldukça yüksektir. Ancak tapu kayıtları, dava dosyaları, sağlık geçmişi ya da şirket arşivi söz konusu olduğunda “oldukça yüksek ihtimal” yeterli değildir. PDF/A, bir PDF’i dosyanın dışındaki hiçbir şeye bağlı kalmadan güvenilir şekilde yeniden üretilebilecek parçalara indirgeyerek bu ihtimali bir güvenceye çok daha yakın hâle getirmek için vardır.

PDF/A nedir?

PDF/A, uzun süreli arşivleme için PDF’in kısıtlanmış bir alt kümesini tanımlayan bir ISO standardıdır (ISO 19005). Ayrı bir dosya türü değildir; PDF/A dosyası, ek kurallara uyan ve üst verilerinde hangi bölüm ve seviyeye uygun olduğunu bildiren sıradan bir PDF’tir. Her PDF okuyucu onu açabilir.

Temel fikir, PDF/A dosyasının kendi kendine yeterli ve yoruma kapalı olmasıdır. Dosyayı aynı şekilde göstermek için gereken her şey, fontlar ve renk tanımları dahil, dosyanın içinde bulunmalıdır. Hiçbir şey, gelecekte var olmayabilecek belirli bir programa, sunucuya ya da ayara bağlı olmamalıdır.

Standardın şart koştukları ve yasakladıkları

Ayrıntılar bölümden bölüme biraz değişse de temel kurallar tutarlıdır:

• Tüm fontlar gömülü olmalıdır. Yazarın bilgisayarında yüklü bir fonta dayanan belge başka bir yerde farklı görünebilir; bu yüzden buna izin verilmez.
• Şifreleme yasaktır. Şifre kaybolabilir; arşiv ise yetkili herkes için okunabilir kalmalıdır. Hem açma şifresi hem de izin kısıtlamaları yasaktır.
• JavaScript ve çalıştırılabilir eylemler yasaktır. Komut dosyaları belgenin gösterdiğini değiştirebilir ve gelecekteki yazılımlarda aynı şekilde çalışmayabilir.
• Dış bağımlılık olamaz. İçerik dosyanın dışından çekilemez; bağlantılı fontlar ya da bir sunucudan akan medya bu kapsamdadır. Ses ve video dışarıda bırakılır.
• Cihazdan bağımsız renk gerekir. Dosya renklerini kesin olarak tanımlamalıdır; bu genellikle ICC renk profili içeren bir çıktı amacı (output intent) eklenerek yapılır.
• Standart üst veri gerekir. Belge bilgileri, PDF/A kimliğini de taşıyan XMP üst verilerinde saklanmalıdır.

Web sitelerine verilen sıradan bağlantılara izin verilir; çünkü bunlar yalnızca birer başvurudur ve sayfa, bağlantı izlenmeden de doğru görüntülenir.

Bölümler ve uyum seviyeleri

PDF/A birkaç bölüm hâlinde yayımlanır. Her bölüm farklı bir PDF sürümüne dayanır ve her bölümün bir harfle gösterilen uyum seviyeleri vardır.

Bölümler

• PDF/A-1, PDF 1.4’e dayanır. En katı olanıdır: saydamlık ve katman yoktur, eski LZW sıkıştırması yasaktır. Gücü, PDF/A kabul eden neredeyse her sistemin 1. bölümü de kabul etmesidir.
• PDF/A-2, PDF 1.7’ye (ISO 32000-1) dayanır. Saydamlığa, isteğe bağlı içerik katmanlarına ve JPEG 2000 sıkıştırmasına izin verir; başka PDF/A dosyalarının gömülmesine de olanak tanır. Yeni belgelerin çoğu için mantıklı varsayılan seçimdir.
• PDF/A-3, 2. bölümle aynıdır; tek farkı elektronik tablo, CAD dosyası ya da XML verisi gibi her türlü dosyanın gömülmesine izin vermesidir. Bazı e-fatura biçimleri, makinenin okuyabileceği fatura verisini insanın okuyabileceği bir PDF içinde taşımak için bundan yararlanır.

PDF 2.0’a dayanan daha yeni bir bölüm de vardır; ancak en sık istenenler hâlâ 1, 2 ve 3. bölümlerdir.

Seviyeler

• b (temel): Belgenin gelecekte aynı görüneceğini garanti eder. En sık istenen seviyedir.
• u (Unicode): Buna ek olarak tüm metnin Unicode’a eşlenmesini şart koşar; böylece metin güvenilir şekilde aranabilir ve kopyalanabilir. 2. ve 3. bölümlerde bulunur.
• a (erişilebilir): Ayrıca etiketlenmiş mantıksal yapı, okuma sırası ve alternatif metin ister; böylece yardımcı teknolojiler belgeyi anlamlandırabilir. a seviyesini düzgün üretmek genellikle belgeyi hazırladığınız programda başlamalıdır, çünkü yapı sonradan güvenilir biçimde tahmin edilemez.

PDF/A’yı kimler ister?

PDF/A, belgelerin onları oluşturan yazılımdan daha uzun yaşaması gereken her yerde karşınıza çıkar. Tipik örnekler arasında kamu arşivleri, mahkemeler ve elektronik başvuru sistemleri, kamu kurumları, tez toplayan üniversiteler ve inşaat, mühendislik, sağlık ve finans gibi uzun saklama yükümlülüğü olan sektörler sayılabilir. Pek çok ulusal arşiv, uzun süreli koruma için tercih ettiği biçimler arasında PDF/A’yı da sayar.

Yine de gereksinimler büyük farklılık gösterir ve zamanla değişir. Bir sistem özellikle PDF/A-1b isterken bir diğeri herhangi bir bölümü kabul edebilir; bazı e-başvuru sistemleri ise fontları gömülü ve şifresiz olduğu sürece sıradan PDF’i de kabul eder. Türkiye’de UYAP gibi bir sistem ya da bir kurumun arşiv portalı üzerinden belge sunuyorsanız, varsayımda bulunmak yerine o sistemin güncel teknik açıklamalarında hangi biçimlerin kabul edildiğine bakın. Alıcı belirli bir bölüm ve seviye belirtiyorsa tam olarak onu kullanın.

vupdf ile PDF/A’ya dönüştürmek

vupdf’in PDF’den PDF/A’ya aracında PDF/A-1B, PDF/A-2B (önerilen), PDF/A-2U, PDF/A-3B ve PDF/A-3U seçenekleri bulunur. Dönüştürme sırasında araç, uygun bir font bulunduğunda gömülü olmayan fontları gömer, belge düzeyindeki JavaScript’i kaldırır, gerekli renk profilini ve üst verileri ekler, açıklamaları ve form alanlarını PDF/A kurallarına uyarlar. Şifreli bir dosya, şifresini girdikten sonra dönüştürülebilir; standart gereği sonuç şifresiz olur.

Bazı içerikler belirli bir seviyeyle doğrudan çelişir. Eklere yalnızca 3. bölümde izin verilir, 1. bölümde saydamlık yasaktır, Unicode eşlemesi olmayan karakterler de u seviyelerini olanaksız kılar. Varsayılan olarak dönüştürme durur ve nedenini söyler. PDF/A Uyum Seviyesinin Düşürülmesine İzin Ver seçeneğini açarsanız araç bunun yerine içeriğe uyan en yakın seviyeyi seçer ve hangisini kullandığını bildirir.

Dönüştürmenin ardından kısa bir rapor görürsünüz: neyin onarıldığı, hangi fontların gömülemediği ve katı bir doğrulayıcının dosyayı yine de reddetmesine yol açabilecek sorunlar. Bu raporu okuyun; sonucun doğrulamadan geçip geçmeyeceği hakkında size fikir verir.

Uygunluk nasıl kontrol edilir?

Üst verilerdeki PDF/A etiketi bir iddiadır, kanıt değildir; herhangi bir yazılım bu etiketi yazabilir. Emin olmak için dosyayı kontrol edin:

1. Dosyayı bir doğrulayıcıdan geçirin. veraPDF, arşivcilik topluluğunun desteğiyle geliştirilmiş ücretsiz ve açık kaynaklı bir doğrulayıcıdır; referans olarak yaygın biçimde kullanılır ve başarısız olan her kuralı raporlar.
2. Dosyayı bir masaüstü okuyucuda açın. Pek çok okuyucu, belgenin PDF/A’ya uygun olduğunu ve salt okunur modda açıldığını belirten bir uyarı gösterir.
3. Görsel sonucu sayfa sayfa orijinalle karşılaştırın; özel karakterlere, form alanlarına ve saydamlık kullanılan yerlere dikkat edin.
4. Bazı başvuru sistemlerinde olduğu gibi alıcının kendi denetleyicisi varsa, son gün yerine süre dolmadan önce onu kullanın.

Toparlarsak

PDF/A esnekliği kalıcılık uğruna feda eder: gömülü fontlar, tanımlı renkler, şifre yok, komut dosyası yok, dış bağımlılık yok. Size aksi söylenmedikçe 2b’yi, ekleri korumanız gerekiyorsa 3. bölümü, alıcı en geniş uyumluluğu şart koşuyorsa 1b’yi seçin. Ardından sonucu doğrulayın; on yıllarca dayanması beklenen bir belge, bugün iki dakikalık bir kontrolü hak eder.